禁止使用即時通訊並不可行。客戶照樣傳訊息，客戶主任為了維繫關係，便用私人手機回覆，結果這些客戶通訊，機構既看不到，也無法監察，更無法出示。紀錄保存出問題，並非 WhatsApp 造成，而是因為 WhatsApp 在機構的系統以外運作。
可行的做法，是把這個渠道納入可監察的平台：每則訊息都完整記錄，按你的政策所定期限保留，可追溯至具名的個人，並可應要求匯出。
以下內容描述機構向我們反映的營運環境，並非法律意見。實際要求應由你的合規部門界定。
| 控制措施 | 實際作用 |
|---|---|
| 所有對話集中在一個可監察的地方 | 員工用私人手機與客戶傳訊息，是大多數機構在紀錄保存上最大的漏洞。團隊共用收件箱把這些對話轉移到由機構控制的渠道。 |
| 保留期由你設定，而非供應商 | AI Enterprise 方案提供可自訂資料保留期，保留期限因此按你的政策計算，而不是沿用別人選定的預設值。 |
| 角色權限及審計軌跡 | 控制誰可查看哪些對話，並記錄誰回覆過、誰匯出過資料。存取控制及審計紀錄都是 imBee 資料管治功能的一部分。 |
| 私有雲部署選項 | 機構如需說明資料在哪裡處理，AI Enterprise 方案已公開列明提供私有雲部署選項。 |
| 已審批的訊息範本 | WhatsApp Business API 規定，訊息範本須先提交並獲審批，才可主動發出。這個審批步驟，自然成為確保用字經預先審核的控制點。 |
| 選擇接收（opt-in）及同意管理 | 在 WhatsApp 主動發出訊息，收件人必須已選擇接收。收集同意並保留證明，本身就是工作流程的一部分，而不是事後才補做。 |
imBee 是 Meta 官方技術合作夥伴，並通過 ISO/IEC 27001 認證。AI Enterprise 方案公開列明私有雲部署選項及可自訂資料保留期，機構回答盡職審查問卷中有關資料位置及保留期的問題時，便能給出比「供應商的雲端」更具體的答案。
這個問題應由你的合規部門按牌照條件判斷，而不是由軟件供應商回答。答案亦會因機構、受規管活動類別及政策的寫法而有所不同。我們可以說的是：如果今天已有指示經某個渠道傳來，機構把這個渠道完整記錄並納入監察，總好過讓它留在機構的視線以外。請及早讓合規團隊參與平台評估，不要等到推出後才讓他們加入。
如果用的是私人手機，對話會隨手機一併離開。如果用的是可監察的共用收件箱，對話紀錄會留在機構，客戶關係亦可連同完整脈絡，重新分派給另一位持牌代表。撇除任何監管考慮，單從營運角度看，這也是停用私人裝置最有力的理由之一。
可以。可自訂資料保留期是 AI Enterprise 方案公開列明的功能，你可以按機構的保留政策設定。簽約前，請以書面向銷售團隊確認具體運作方式，以及有否最短保留期限。
imBee 在 AI Enterprise 方案公開列明私有雲部署選項，需要指定資料處理地點的機構，正是以此處理這個問題。請以書面索取具體細節，並交由你的資訊保安團隊審閱。這類說法本來就應該核實，而不是單憑網頁資料採信，包括本頁在內。
不能。如有供應商聲稱可以，你便要格外留神。合規取決於你的政策、監察及紀錄保存，而不是一套軟件。平台能做的，是讓合規的做法成為預設，也成為最方便的做法：把每段對話保留在可監察的渠道上，按你設定的期限保存，記錄誰看過及發送過甚麼，並可應要求出示。imBee 通過 ISO/IEC 27001 認證，並在 AI Enterprise 方案提供私有雲部署選項及可自訂資料保留期。政策仍然由你的法律及合規團隊負責。
是。imBee 是 Meta 官方技術合作夥伴（Official Meta Technology Partner）。imBee 正是透過這個合作關係，為客戶開通及支援 WhatsApp Business API 帳號，包括 Meta 商業驗證、範本審批及訊息範本管理。評估這一類別的任何供應商時，都應要求對方以書面列明其確實的合作夥伴身分，並說明貴公司的 WhatsApp 商業帳號及電話號碼由誰擁有：這些資產應由貴公司持有，而不是供應商。
難答的問題，我們寧願在你購買前回答，而不是購買後。