[WhatsApp 自動回覆] 必學快速回覆技巧｜自動發送訊息功能

WhatsApp Business 是針對企業推出的WhatsApp 商業帳號，讓商家以一個即時通訊軟件就能處理基本的商業活動。降低商戶的營運成本之餘，還能提升顧客轉換率。WhatsApp Business 推出的自動回覆及快速回覆功能就是為企業而設的商業客服功能，透過發送事先設定好的回覆範本，解決商家因人手不足而堆積的客服問題。

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WhatsApp 自動回覆及快速回覆功能是有分別的，繼續閱讀下文的教學了解詳情。

自動回覆

WhatsApp 自動回覆是指在商家無法立即回覆的時候，設定並自動發送WhatsApp離開訊息，讓顧客得知何時才能收到商戶的回覆。又或者商家可以創建問候訊息，向顧客介紹公司的業務。

WhatsApp自動回覆又分為離開訊息和問候訊息，設定方法如下。

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設定離開訊息

商家可以在繁忙時或離開時設定離開訊息，WhatsApp就會自動發送訊息告知顧客何時才會回覆他們。

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1. 在WhatsApp介面點擊「設定」>「商業工具」>「離開訊息」。
2. 開啟「離開訊息」。
3. 編輯離開訊息範本，完成後點擊儲存。
4. 在「設定時間」一欄選擇：「總是傳送」；或「自定時間」；或「非營業時間」。
   若使用「非營業時間」此選項，需要先在商業簡介中設定「營業時間」。
5. 在「收件人」一欄選擇：「所有人」；或「不包括我的聯絡人」；或「所有人除了…」；或「只傳送給…」。

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設定問候訊息

商家可以在顧客第一次聯絡你的時候，向他們傳送問候訊息。

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1. 在WhatsApp介面點擊「設定」>「商業工具」>「問候訊息」。
2. 開啟「問候訊息」。
3. 編輯問候訊息範本，完成後點擊儲存。
4. 在「收件人」一欄選擇：「所有人」；或「不包括我的聯絡人」；或「所有人除了…」；或「只傳送給…」。

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在WhatsApp Business設定好離開訊息及問候訊息後，系統就會在手機網絡連線正常時自動發送訊息給符合條件的WhatsApp聯絡人。

快速回覆

WhatsApp 快速回覆是指商家可預先儲存需要重複使用的訊息，製作成快速回覆的訊息範本。那麼遇上一般查詢的時候，商戶就可以迅速簡便地回答這些問題。快速回覆的注意事項也有不少，例如：最多只能儲存50個快速回覆。

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設定快速回覆

1. 在WhatsApp介面點擊「設定」>「商業工具」>「快速回覆」。
2. 點擊「新增（+）」。
3. 輸入文字訊息，或者多媒體檔案。建立快速回覆。
4. 為這則快速回覆設立特定的鍵盤快速鍵（/……）。
5. 設定關鍵字，方便搜尋這則快速回覆訊息。每個快速回覆最多可設定三個關鍵字。
6. 點擊「儲存」。

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使用快速回覆

1. 開啟對話聊天室。
2. 輸入「/」及已設定的快速回覆快速鍵。或者輸入關鍵字搜尋特定的快速回覆。
3. 選擇該則快速回覆訊息。
4. 你仍可以編輯這則訊息，或直接點擊「傳送」。

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imBee 快速回覆

imBee 團隊為用戶開發了「快速回覆」功能，由於我們可連接 WhatsApp Business API、Messenger、Instagram、WeChat、LINE等通訊渠道，所以用戶在回覆其他通訊平台的訊息時，也可以使用這個「快速回覆」功能，向顧客發送預設好的回覆範本。

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我們的快速回覆範本庫除了支援文字的回覆範本之外，還支援媒體和檔案的回覆範本。用戶事先設定好快速回覆的訊息範本後，當收到常見的客戶查詢時，就可以根據情況傳送適合的回覆範本給顧客，加快訊息的處理速度。

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另外，我們明白用戶可能會建立很多回覆範本備用，所以很難記得所有的快速回覆捷徑，這時候，用戶可以直接在快速回覆版面透過「搜尋關鍵字」來尋找合適的回覆範本。

imBee自動化訊息

雖然WhatsApp Business有自動回覆及快速回覆訊息的功能，但仍有許多限制令商家無法將自動化操作流程達致最優化。要做到數位轉型，自動化訊息是一大趨勢。中大型企業可以考慮使用 WhatsApp Business API，透過imBee的自動化訊息管理功能，更方便迅速地處理客服訊息。

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而imBee提供的功能就包括全面的自動化訊息管理，例如：自動聊天機器人、自動發送排程訊息、自動套用標籤分類、自動分配對話、自動發送跟進訊息、自動加入訂閱列表等，讓網上商店及小店等中小企業都能自動化整個客服流程，減少人手操作，更集中人力資源發展其他業務。