ธนาคาร บริษัทหลักทรัพย์ ผู้ให้กู้ยืมเงินที่มีใบอนุญาต และบริษัทประกันภัย ต้องการให้บริการลูกค้าผ่าน WhatsApp และจำเป็นต้องมีการบันทึกข้อมูล การควบคุมการเข้าถึง และธรรมาภิบาลข้อมูลในขณะที่ดำเนินการ นี่คือวิธีที่ทีมงานที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลใช้งาน WhatsApp อย่างถูกต้องด้วย imBee
ลูกค้าคาดหวังที่จะสื่อสารกับนายธนาคาร นายหน้า หรือตัวแทนผ่าน WhatsApp เมื่อพนักงานตอบกลับจากบัญชีส่วนตัว บริษัทจะไม่มีบันทึกคำแนะนำที่ให้ไว้ ไม่สามารถกำกับดูแลการสนทนา และสูญเสียประวัติความสัมพันธ์ทั้งหมดเมื่อพนักงานลาออก หน่วยงานกำกับดูแลในตลาดหลักๆ ได้สั่งปรับสถาบันการเงินอย่างหนักจากพฤติกรรมการสื่อสารกับลูกค้านอกช่องทางที่ไม่มีการบันทึกข้อมูลเช่นนี้
ทางแก้ไม่ใช่การสั่งห้ามใช้ WhatsApp เพราะลูกค้าจะยังคงใช้งานต่อไป ทางแก้คือการย้ายการสื่อสารกับลูกค้ามาอยู่บน WhatsApp Business API ที่บริษัทควบคุมได้ พร้อมระบบจัดเก็บบันทึกและการควบคุมการเข้าถึงจากส่วนกลาง
ข้อมูลทั่วไปสำหรับการวางแผนการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย
กฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล (ความเป็นส่วนตัว) กำกับดูแลวิธีการเก็บรวบรวม การใช้ และการรักษาความปลอดภัยข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า บริษัทที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของ HKMA หรือ SFC ถูกคาดหวังให้จัดเก็บบันทึกการสื่อสารกับลูกค้าอย่างเหมาะสมและกำกับดูแลการติดต่อสื่อสารของพนักงาน นอกจากนี้ ผู้ให้กู้ยืมเงินที่มีใบอนุญาตยังต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขการออกใบอนุญาตภายใต้กฎหมายว่าด้วยผู้ให้กู้ยืมเงิน (บทที่ 163) ซึ่งครอบคลุมถึงวิธีการติดต่อและทำการตลาดกับผู้กู้ยืม
พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลกำหนดภาระหน้าที่เกี่ยวกับการให้ความยินยอม การคุ้มครอง และการเก็บรักษาข้อมูลลูกค้า สถาบันที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของ MAS ถูกคาดหวังให้จัดเก็บบันทึกการสื่อสารกับลูกค้าและบริหารจัดการบริการเทคโนโลยีจากภายนอกอย่างมีความรับผิดชอบ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการรับรองมาตรฐานแพลตฟอร์มและการควบคุมธรรมาภิบาลข้อมูลจึงมีความสำคัญในการคัดเลือกผู้ให้บริการ
| ภาระหน้าที่ที่ทีมกำกับดูแลของคุณต้องเผชิญ | สิ่งที่ imBee มอบให้ |
|---|---|
| เก็บบันทึกการสื่อสารกับลูกค้า | ประวัติการสนทนาแบบรวมศูนย์บนหมายเลขของบริษัท สามารถส่งออกเพื่อตรวจสอบได้ และจัดเก็บตามนโยบายวงจรชีวิตข้อมูลของคุณ |
| กำกับดูแลและควบคุมการติดต่อระหว่างพนักงานกับลูกค้า | การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท การมอบหมายบทสนทนา บันทึกการตรวจสอบทุกการกระทำ และการยืนยันตัวตนแบบ 2 ชั้น |
| ปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล (PDPO / PDPA) | แพลตฟอร์มและโฮสติ้งที่ผ่านการรับรองมาตรฐาน ISO 27001 การควบคุมสิทธิ์ และการจัดการวงจรชีวิตข้อมูล |
| ความต่อเนื่องในการทำงานเมื่อพนักงานลาออก | บทสนทนาและประวัติลูกค้าจะอยู่กับบริษัท ไม่ใช่ในโทรศัพท์ของพนักงาน |
| กฎระเบียบด้านการตลาดและความยินยอม | แคมเปญ WhatsApp แบบเทมเพลตที่ต้องได้รับความยินยอม พร้อมบันทึกและวิเคราะห์ผลรายแคมเปญ |
imBee ให้บริการองค์กรกว่า 10,000 แห่งในกว่า 60 อุตสาหกรรมทั่วภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก รวมถึงบริษัทนายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์และผู้ให้สินเชื่อ เช่น Emperor Capital Group, Chief Securities และ UA Finance
การบริการลูกค้าและการอัปเดตบัญชีที่มีการบันทึกไว้ พร้อมระบบตรวจสอบความรับผิดชอบรายบุคคลสำหรับหมายเลขที่ใช้งานร่วมกัน
การสื่อสารกับผู้กู้และการทำการตลาดที่ได้รับความยินยอมอย่างถูกต้องตามเงื่อนไขการออกใบอนุญาตภายใต้ Cap. 163
การส่งข้อความโดยผู้จัดการความสัมพันธ์พร้อมระบบกำกับดูแล การจัดเก็บข้อมูล และโครงสร้างพื้นฐานที่ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 27001
ได้ โดยผ่านทาง WhatsApp Business API ที่ได้รับความยินยอมจากลูกค้าบนบัญชีที่บริษัทควบคุม สิ่งที่หน่วยงานกำกับดูแลในฮ่องกงและสิงคโปร์ได้ดำเนินการลงโทษในกรณีอื่นๆ คือการสื่อสารกับลูกค้าที่ไม่มีการบันทึกไว้บนแอปพลิเคชันส่งข้อความส่วนตัวของพนักงาน ซึ่งบริษัทไม่สามารถเก็บข้อมูลหรือควบคุมได้
บทสนทนากับลูกค้าทุกรายการจะผ่านหมายเลข WhatsApp Business API ที่บริษัทเป็นเจ้าของเข้าสู่กล่องข้อความส่วนกลาง ประวัติการสนทนาจะถูกเก็บรักษาไว้ที่ส่วนกลางพร้อมระบบตรวจสอบ ซึ่งจะยังคงอยู่แม้พนักงานจะลาออกไปแล้ว และสามารถส่งออกข้อมูลเพื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ ซึ่งทั้งหมดนี้ไม่สามารถทำได้บนบัญชี WhatsApp ส่วนตัว
imBee มีมาตรการควบคุมที่โดยทั่วไปจำเป็นสำหรับโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านการคุ้มครองข้อมูล ได้แก่ โครงสร้างพื้นฐานที่ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 27001, การเข้าถึงตามบทบาทหน้าที่, การยืนยันตัวตนแบบสองชั้น, ระบบตรวจสอบ และการจัดการวงจรชีวิตของข้อมูล ทีมงานด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณจะเป็นผู้กำหนดนโยบาย และแพลตฟอร์มจะทำหน้าที่บังคับใช้ ทั้งนี้ ข้อมูลในหน้านี้เป็นเพียงข้อมูลทั่วไป ไม่ถือเป็นคำแนะนำทางกฎหมาย
ได้ โดยกล่องข้อความรวม (Shared Inbox) จะกำหนดบทสนทนาแต่ละรายการให้กับเจ้าหน้าที่ที่ระบุชื่อไว้ และมีระบบตรวจสอบ (Audit Trail) ที่บันทึกว่าใครเป็นผู้อ่าน ตอบกลับ หรือแก้ไขข้อมูลใดบ้าง ทำให้สามารถตรวจสอบความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลได้แม้จะใช้หมายเลขสาธารณะเพียงหมายเลขเดียว
แพลตฟอร์มและโฮสติ้งของ imBee ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 27001 และ imBee เป็นพันธมิตรทางเทคโนโลยีอย่างเป็นทางการของ Meta ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่หน้า การกำกับดูแลข้อมูล .
นำรายการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณมาด้วย เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าแต่ละส่วนควบคุมอยู่ที่ไหน
หน้านี้ให้ข้อมูลทั่วไปเพื่อวัตถุประสงค์ในการวางแผนเท่านั้น ไม่ถือเป็นคำแนะนำทางกฎหมาย โปรดปรึกษาที่ปรึกษาด้านกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณเพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับภาระผูกพันเฉพาะของคุณ