Sebagian besar pengumpulan data di WhatsApp masih berakhir dengan cara yang sama: Anda menempelkan sebuah tautan, pelanggan keluar dari chat menuju peramban, dan banyak yang tidak pernah kembali. WhatsApp Form mengubah hal itu. Ini adalah pembuat formulir tanpa kode dari imBee yang dibangun di atas WhatsApp Flows resmi dari Meta, yang memungkinkan Anda mengumpulkan informasi terstruktur (pemesanan, pendataan pasien, survei, kualifikasi prospek) di dalam percakapan WhatsApp, tanpa pengalihan ke peramban. Berbeda dari kebanyakan alat formulir WhatsApp, Anda membangun sekaligus memublikasikan formulir sepenuhnya di dalam imBee: tanpa WhatsApp Manager, tanpa kode, dan tanpa developer.
Dibangun dan dipublikasikan sepenuhnya di dalam imBee, tanpa WhatsApp Manager dan tanpa kode.
imBee WhatsApp Form: Anda membangun formulir dan memublikasikannya secara native di imBee. Hanya itu seluruh prosesnya.
Kebanyakan alat formulir WhatsApp lain: Anda membangunnya di dalam aplikasi, tetapi tetap harus memublikasikannya lewat WhatsApp Manager milik Meta, yaitu beberapa langkah teknis tambahan di luar alat tersebut.
Nilainya dalam angka
Sebelum membahas caranya, inilah alasannya. Berikut yang berubah ketika formulir berada di dalam percakapan:
Di mana tim menerapkannya
Angka-angka itu terasa berbeda tergantung pada apa yang Anda kumpulkan. Berikut enam tugas yang paling sering diserahkan kepada WhatsApp Form. Pilih yang paling sesuai dengan formulir yang sampai kini masih dikirim tim Anda lewat tautan di email.
| Contoh penggunaan | Yang dikumpulkan formulir | Yang digantikannya |
|---|---|---|
| Pemesanan janji temuKesehatan, klinik, kecantikan, jasa profesional | Layanan, tanggal dan waktu yang diinginkan, detail kontak | Panggilan telepon dan pencatatan kalender secara manual |
| Pendataan dan praregistrasi pasienRumah sakit, klinik, dokter gigi | Data pribadi, riwayat, dan persetujuan, sebelum kunjungan | Papan formulir di resepsionis dan berkas yang diketik ulang |
| Kualifikasi prospekProperti, keuangan, pendidikan, B2B | Anggaran, jangka waktu, minat, dan cara menindaklanjuti | Halaman arahan yang tidak pernah dibuka calon pelanggan |
| Survei dan umpan balikRitel, perhotelan, tim layanan | Penilaian, alasan di baliknya, izin untuk menindaklanjuti | Survei lewat email yang jarang dibuka orang |
| Registrasi dan pendaftaranAcara, LSM, pendidikan, keanggotaan | Detail peserta, preferensi, dan persetujuan | Situs mikro pendaftaran yang terpisah |
| Onboarding klienPialang, asuransi, pembiayaan | Detail pemohon, pernyataan, dan persetujuan | Berkas PDF yang dikirim bolak-balik lewat email |
Sektor kesehatan mendapat bagiannya sendiri di bawah, dan setelah itu ada kumpulan contoh yang lebih luas. Namun polanya selalu sama: pertanyaan diajukan di tempat pelanggan sudah berada, dan jawabannya kembali dalam bentuk terstruktur.
Anda membuat formulir dalam hitungan menit dari imBee (Customer Management > Forms), memilih kolom isian dan logikanya, memublikasikannya, lalu mengirimkannya dari kotak masuk atau alur kerja. Jawaban kembali dalam bentuk terstruktur dan dapat diekspor.
Poin-poin utama
Berikut fiturnya secara sekilas:
| Detail | Yang perlu diketahui |
|---|---|
| Dibangun di atas | WhatsApp Flows resmi dari Meta |
| Tempat berjalannya | Di dalam chat WhatsApp (tanpa peramban) |
| Jenis kolom isian | Teks, area teks, angka, tanggal, pilihan tunggal, pilihan ganda |
| Logika | Kolom bersyarat (muncul berdasarkan jawaban sebelumnya) |
| Dikirim dari | Kotak masuk imBee atau node "Form Input" pada alur kerja |
| Data | Respons terenkripsi; catatan yang dapat diekspor |
| Keamanan | Penanganan bersertifikat ISO 27001 |
| Dilihat oleh | Agen: formulir yang dikirim sebuah kontak tampil di samping percakapan |
Baru mengenal platform ini? Mulailah dengan panduan kami tentang kesiapan WhatsApp API untuk tim.
Bangun formulirnya. Di imBee, buka Customer Management > Forms > New Form. Tambahkan setiap kolom isian (label, jenis, dan apakah wajib diisi), atur kondisi tampilnya, lalu simpan. Publikasikan formulir agar dapat dipakai; setiap perubahan berikutnya memerlukan Republish singkat sebelum perubahannya aktif. Anda membangun dan memublikasikan formulir sepenuhnya di dalam imBee, tanpa berpindah ke WhatsApp Manager dan tanpa kode.
Tambahkan logika. Sebuah kolom dapat tampil Always, atau hanya On conditions. Misalnya, kolom "Departemen" baru muncul setelah seseorang memilih "Spesialis". Kondisi bercabang berdasarkan jawaban pilihan, angka, dan tanggal sebelumnya, sehingga formulir tetap singkat dan relevan. Jaga label di bawah sekitar 20 karakter karena WhatsApp dapat memotong label yang lebih panjang di layar kecil.
Kirim formulirnya. Dari kotak masuk imBee, ketuk ikon WhatsApp Form lalu pilih sebuah formulir; atau tambahkan node "Form Input" ke sebuah alur kerja agar formulir terkirim otomatis pada langkah yang tepat. Pelanggan mengisinya di dalam chat, tanpa aplikasi yang perlu diunduh dan tanpa situs web yang perlu dimuat.
Tangkap datanya. Respons dienkripsi saat pengiriman (Meta mensyaratkan pasangan kunci RSA 2048 bit untuk Flows) dan kembali ke imBee sebagai catatan terstruktur yang dapat Anda unduh atau alirkan ke CRM dan otomatisasi Anda, terlindungi di bawah kendali kami yang bersertifikat ISO 27001.
Lihat datanya di tempat Anda bekerja. Setiap kiriman juga tampil di samping percakapan: buka sebuah kontak di kotak masuk imBee, dan panel samping akan menampilkan daftar formulir yang telah dikirim kontak tersebut, sehingga agen membalas dengan detail yang sudah ada di hadapannya, tanpa sistem kedua dan tanpa meminta pelanggan mengulang informasi yang sama. Tabel Records lengkap tetap berjarak satu klik, dilengkapi filter dan ekspor CSV saat Anda membutuhkan seluruh datanya.
Masalah formulir web biasa terletak pada perjalanannya. Begitu Anda mengirim sebuah tautan, Anda meminta seseorang meninggalkan percakapan yang sedang berjalan dengan nyaman dan memulai percakapan baru dengan peramban. Analitik formulir menunjukkan betapa mahalnya hal itu: dari 93 juta sesi yang dilacak, rata-rata formulir web hanya diselesaikan sekitar separuhnya (Zuko), dan formulir bertahap kinerjanya lebih buruk lagi.
WhatsApp Form menghapus pengalihan itu. Formulir terbuka dan dikirim di dalam percakapan yang sama, sehingga tidak ada perpindahan konteks yang membuat orang berguguran. Formulir ini juga memanfaatkan perilaku membaca di WhatsApp: pengukuran independen menempatkan rata-rata tingkat baca WhatsApp di angka sekitar 68 persen (Braze), kira-kira tiga kali lipat tingkat buka email pada umumnya, sehingga permintaan untuk mengisi formulir benar-benar terlihat.
Satu catatan yang adil: angka-angka ini adalah data industri, bukan jaminan. Tingkat penyelesaian Anda bergantung pada audiens Anda dan seberapa singkat Anda menjaga formulirnya. Namun arahnya konsisten: lebih sedikit langkah dan tanpa pengalihan ke peramban berarti lebih sedikit orang yang berhenti di tengah jalan.
Tidak ada tempat di mana tingkat berhenti di tengah jalan lebih mahal daripada di sektor kesehatan, ketika formulir yang tidak terisi sering berarti janji temu yang batal. Rumah sakit atau klinik dapat memakai WhatsApp Form untuk momen-momen yang biasanya menumpuk di meja depan:
Manfaatnya bersifat operasional. Dalam studi terkontrol, pesan pengingat janji temu menurunkan angka pasien yang tidak datang sekitar 34 hingga 41 persen, dan satu studi yang banyak dikutip menemukan penurunan sebesar 38 persen. WhatsApp Form adalah yang memberi makan siklus itu, dengan menangkap data pemesanan dan kontak yang menjadi dasar pengingat tersebut. Hasilnya: lebih sedikit panggilan telepon, lebih sedikit entri data manual, dan pemesanan yang benar-benar diselesaikan pasien.
Karena ini menyangkut data pasien, keamanan menjadi yang utama. WhatsApp Flows mengenkripsi respons secara bawaan, dan imBee menanganinya di bawah kendali bersertifikat ISO 27001, standar yang diharapkan bagian pengadaan rumah sakit dan tim yang memperhatikan privasi.
Di luar sektor kesehatan, WhatsApp Form cocok untuk setiap momen ketika Anda membutuhkan data yang bersih dan terstruktur:
Apa pun contoh penggunaannya, setiap respons berlabuh di kotak masuk terpadu yang sama dengan kanal Anda yang lain, sehingga datanya berjarak satu klik dari tindakan, bukan terdampar di sebuah lembar kerja.
WhatsApp Form bukan satu-satunya cara mengumpulkan data, melainkan cara yang benar-benar diselesaikan. Berikut perbandingannya:
| Pendekatan | Tempat berlangsungnya | Paling cocok untuk | Konsekuensinya |
|---|---|---|---|
| WhatsApp Form (Flows) | Di dalam chat | Pemesanan, pendataan, survei, penjaringan prospek | Membutuhkan WhatsApp Business Platform |
| Formulir web eksternal | Tab peramban terpisah | Formulir yang sangat panjang atau kompleks | Pengalihan menggerus tingkat penyelesaian |
| Chatbot teks bebas | Di dalam chat | Pertanyaan singkat dan terbuka | Data tidak terstruktur yang harus dibersihkan kemudian |
WhatsApp Form berada di titik ideal: struktur sebuah formulir dengan tingkat penyelesaian sebuah percakapan. Di imBee, ia tidak berdiri sendiri: setiap respons berlabuh di satu kotak masuk terpadu bersama WhatsApp, WeChat, Instagram, dan kanal lainnya, tempat imBee AI dapat membaca jawabannya dan menyusun draf balasan yang berpijak pada pedoman Anda, sementara alur kerja Anda mengarahkan dan mengekspor datanya. Kombinasi itu, yaitu formulir di dalam chat, AI yang tertata, omnichannel yang sesungguhnya, dan keamanan ISO 27001, adalah alasan imBee melampaui sekadar alat penghubung formulir ke CRM. Dan Anda membangun serta memublikasikan formulirnya secara native di imBee, tanpa pernah membuka WhatsApp Manager.
| Yang penting | imBee WhatsApp Form | Alat formulir WhatsApp lainnya |
|---|---|---|
| Membangun dan memublikasikan formulir | Dibangun dan dipublikasikan secara native di dalam imBee, tanpa WhatsApp Manager dan tanpa kode | Dibangun di dalam aplikasi, tetapi tetap dipublikasikan melalui WhatsApp Manager, sebuah langkah teknis tambahan |
| Semua kanal Anda | Satu kotak masuk terpadu untuk WhatsApp, WeChat, Instagram, Messenger, dan SMS | Umumnya hanya WhatsApp, sehingga respons terkurung dalam satu silo |
| AI atas jawabannya | imBee AI membaca setiap kiriman dan menyusun draf balasan yang mengikuti pedoman Anda | Jarang ada AI yang tertata untuk data yang dikumpulkan |
| Dari data menjadi tindakan | Catatan yang dapat diekspor ditambah otomatisasi alur kerja bawaan (node Form Input) | Sering kali hanya ekspor, dengan otomatisasi yang lebih tipis |
| Keamanan enterprise | Penanganan bersertifikat ISO 27001 | Berbeda-beda menurut vendor |
Apa itu WhatsApp Form?
WhatsApp Form adalah pembuat formulir tanpa kode dari imBee yang dibangun di atas WhatsApp Flows milik Meta. Fitur ini memungkinkan bisnis mengumpulkan informasi terstruktur (pemesanan, pendataan pasien, survei, kualifikasi prospek) di dalam chat WhatsApp tanpa pengalihan ke peramban, lalu mengembalikan jawabannya sebagai catatan yang dapat diekspor.
Apakah WhatsApp Form dibangun di atas WhatsApp Flows?
Ya. Fitur ini dibangun di atas WhatsApp Flows resmi dari Meta, yaitu kerangka kerja untuk interaksi terstruktur dengan beberapa layar di dalam WhatsApp. imBee menambahkan pembuat formulir tanpa kode, pengiriman lewat kotak masuk dan alur kerja, logika bersyarat, serta catatan yang dapat diekspor di atasnya.
Apakah pelanggan harus keluar dari WhatsApp untuk mengisinya?
Tidak, dan justru itulah intinya. Formulir terbuka dan dikirim di dalam percakapan WhatsApp. Tidak ada aplikasi yang perlu diunduh dan tidak ada situs web eksternal yang perlu dimuat, sehingga pengalihan yang menjadi penyebab besar tingkat berhenti pada formulir web konvensional pun hilang.
Jenis kolom isian apa saja yang bisa dimuat WhatsApp Form?
Kolom teks, area teks, angka, tanggal, pilihan tunggal, dan pilihan ganda, masing-masing dapat diatur wajib diisi. Logika bersyarat dapat menampilkan atau menyembunyikan kolom berikutnya berdasarkan jawaban pilihan, angka, atau tanggal sebelumnya, sehingga formulir tetap singkat dan relevan.
Apakah WhatsApp Form cukup aman untuk data pasien?
WhatsApp Flows mengenkripsi respons secara bawaan (Meta mensyaratkan pasangan kunci RSA 2048 bit), dan imBee menangani datanya di bawah kendali bersertifikat ISO 27001. Kombinasi itu sesuai untuk pendataan pasien dan pengumpulan data sensitif lainnya, meski Anda tetap perlu memastikan kewajiban regulasi Anda sendiri, termasuk sebagai pengendali data pribadi berdasarkan UU PDP.
Bisakah saya memakai WhatsApp Form untuk pemesanan janji temu dan pendataan pasien?
Bisa. Pemesanan, praregistrasi, penyaringan awal, dan umpan balik setelah kunjungan adalah contoh penggunaan intinya. Logika bersyarat mengarahkan permintaan dokter spesialis, dan detail yang tertangkap dapat menjadi bahan pengingat janji temu yang, dalam studi klinis, menurunkan angka pasien yang tidak datang sekitar 34 hingga 41 persen.
Apa bedanya WhatsApp Form dengan Google Form atau formulir web?
Google Form atau formulir web berada di halaman web terpisah, sehingga pelanggan harus meninggalkan chat untuk membukanya, dan banyak yang tidak kembali. WhatsApp Form diselesaikan di dalam percakapan, sehingga pengalihan itu hilang dan tingkat penyelesaian umumnya naik.
Ke mana jawabannya masuk, dan siapa yang bisa melihatnya?
Setiap kiriman disimpan sebagai catatan formulir. Agen melihat formulir yang dikirim sebuah kontak pada panel samping kotak masuk, tepat di sebelah percakapan, sehingga mereka dapat melanjutkan pembicaraan tanpa berpindah sistem. Pimpinan tim dapat membuka tabel Records lengkap untuk sebuah formulir, memfilternya berdasarkan tanggal, kontak, atau nilai kolom mana pun, lalu mengekspor hasil filternya sebagai CSV, atau membiarkan sebuah alur kerja mengirim setiap jawaban langsung ke CRM Anda.
Bagaimana cara mendapatkan WhatsApp Form?
WhatsApp Form sudah menunggu Anda di dalam imBee, dan Anda dapat menemukannya di menu Customer Management > Forms. Sebagian besar tim berhasil membangun, memublikasikan, dan mengirim formulir pertamanya dalam hitungan menit, lalu jawabannya kembali langsung ke kotak masuk dalam bentuk yang rapi dan terstruktur. Jika Anda ingin dibantu memulai, kami dengan senang hati membantu: jadwalkan demo dan kami akan menyiapkannya sesuai cara kerja tim Anda.
Kelly S.
Content Team Lead, imBee
Kelly S. bertanggung jawab atas strategi konten, positioning produk, dan edukasi pelanggan di imBee. Sebelumnya, Kelly memimpin program konten B2B SaaS dan mendukung inisiatif go-to-market untuk produk keterlibatan pelanggan. Di blog imBee, Kelly membahas conversational commerce, perpesanan omnichannel, WhatsApp Business, pengalaman pelanggan, dan strategi untuk menskalakan komunikasi bisnis.
Ada pertanyaan tentang isi artikel ini? Hubungi tim kami.
Diskusikan kanal, tim, dan kebutuhan pengalihan percakapan Anda dalam demo produk.
