【WhatsApp 自動回覆】必學快速回覆技巧|自動發送訊息功能

Blog-WhatsApp 自動回覆-Image

WhatsApp Business 是針對企業推出的WhatsApp 商業帳號,讓商家以一個即時通訊軟件就能處理基本的商業活動。降低商戶的營運成本之餘,還能提升顧客轉換率。WhatsApp Business 推出的自動回覆及快速回覆功能就是為企業而設的商業客服功能,透過發送事先設定好的回覆範本,解決商家因人手不足而堆積的客服問題。

WhatsApp 自動回覆及快速回覆功能是有分別的,繼續閱讀下文的教學了解詳情。

自動回覆

WhatsApp 自動回覆是指在商家無法立即回覆的時候,設定並自動發送WhatsApp離開訊息,讓顧客得知何時才能收到商戶的回覆。又或者商家可以創建問候訊息,向顧客介紹公司的業務。

WhatsApp自動回覆又分為離開訊息和問候訊息,設定方法如下。

WhatsApp Auto Reply

設定離開訊息

商家可以在繁忙時或離開時設定離開訊息,WhatsApp就會自動發送訊息告知顧客何時才會回覆他們。

WhatsApp Away Message
  1. 在WhatsApp介面點擊「設定」>「商業工具」>「離開訊息」。
  2. 開啟「離開訊息」。
  3. 編輯離開訊息範本,完成後點擊儲存。
  4. 在「設定時間」一欄選擇:「總是傳送」;或「自定時間」;或「非營業時間」。
    若使用「非營業時間」此選項,需要先在商業簡介中設定「營業時間」。
  5. 在「收件人」一欄選擇:「所有人」;或「不包括我的聯絡人」;或「所有人除了…」;或「只傳送給…」。

設定問候訊息

商家可以在顧客第一次聯絡你的時候,向他們傳送問候訊息。

WhatsApp 問候訊息
  1. 在WhatsApp介面點擊「設定」>「商業工具」>「問候訊息」。
  2. 開啟「問候訊息」。
  3. 編輯問候訊息範本,完成後點擊儲存。
  4. 在「收件人」一欄選擇:「所有人」;或「不包括我的聯絡人」;或「所有人除了…」;或「只傳送給…」。

在WhatsApp Business設定好離開訊息及問候訊息後,系統就會在手機網絡連線正常時自動發送訊息給符合條件的WhatsApp聯絡人。

快速回覆

WhatsApp 快速回覆是指商家可預先儲存需要重複使用的訊息,製作成快速回覆的訊息範本。那麼遇上一般查詢的時候,商戶就可以迅速簡便地回答這些問題。快速回覆的注意事項也有不少,例如:最多只能儲存50個快速回覆。

WhatsApp Quick Reply

設定快速回覆

  1. 在WhatsApp介面點擊「設定」>「商業工具」>「快速回覆」。
  2. 點擊「新增(+)」。
  3. 輸入文字訊息,或者多媒體檔案。建立快速回覆。
  4. 為這則快速回覆設立特定的鍵盤快速鍵(/……)。
  5. 設定關鍵字,方便搜尋這則快速回覆訊息。每個快速回覆最多可設定三個關鍵字。
  6. 點擊「儲存」。

使用快速回覆

  1. 開啟對話聊天室。
  2. 輸入「/」及已設定的快速回覆快速鍵。或者輸入關鍵字搜尋特定的快速回覆。
  3. 選擇該則快速回覆訊息。
  4. 你仍可以編輯這則訊息,或直接點擊「傳送」。

imBee 快速回覆

imBee 團隊為用戶開發了「快速回覆」功能,由於我們可連接 WhatsApp Business API、Messenger、Instagram、WeChat、LINE等通訊渠道,所以用戶在回覆其他通訊平台的訊息時,也可以使用這個「快速回覆」功能,向顧客發送預設好的回覆範本。

我們的快速回覆範本庫除了支援文字的回覆範本之外,還支援媒體和檔案的回覆範本。用戶事先設定好快速回覆的訊息範本後,當收到常見的客戶查詢時,就可以根據情況傳送適合的回覆範本給顧客,加快訊息的處理速度。

另外,我們明白用戶可能會建立很多回覆範本備用,所以很難記得所有的快速回覆捷徑,這時候,用戶可以直接在快速回覆版面透過「搜尋關鍵字」來尋找合適的回覆範本。

imBee自動化訊息

雖然WhatsApp Business有自動回覆及快速回覆訊息的功能,但仍有許多限制令商家無法將自動化操作流程達致最優化。要做到數位轉型,自動化訊息是一大趨勢。中大型企業可以考慮使用 WhatsApp Business API,透過imBee的自動化訊息管理功能,更方便迅速地處理客服訊息。

而imBee提供的功能就包括全面的自動化訊息管理,例如:自動聊天機器人自動發送排程訊息、自動套用標籤分類、自動分配對話、自動發送跟進訊息、自動加入訂閱列表等,讓網上商店及小店等中小企業都能自動化整個客服流程,減少人手操作,更集中人力資源發展其他業務。

imBee 自動化操作